Adjoint / Adjointe à la DAF
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service, vous aurez à relever les missions suivantes :
- Accueillir et renseigner le public,
- Animer et piloter l'équipe accueil, courrier en lien avec la cheffe de service,
- Assurer l'animation et le pilotage de l'équipe état civil en l'absence de la cheffe de service,
- Assurer les missions du service population
- En lien avec la cheffe de service, élaboration et suivi des statistiques du service, suivi des élections, du recensement, des jurés d'assise, du recensement militaire
- Assurer la continuité du service en l'absence de la cheffe de service
- Piloter et gérer le courrier de la collectivité à l'aide du logiciel spécifique.
- Superviser le traitement du courrier interne et externe à l'arrivée et au départ de la collectivité.
Activités
- Manager les équipes, être un soutien au quotidien face aux cas complexes en cas d'absence du chef(fe) de service
- Renforcer l'équipe accueil en cas de besoins
- Soutien dans la procédure du cycle électoral (suivi des tableaux électoraux, gérer la procédure de révision des listes électorales et suivi de la cartographie)
- Assurer la préparation matérielle de tous les scrutins électoraux
- Référent informatique : gestion complète du logiciel du courrier et du logiciel de rendez-vous titres sécurisés
- Suivi du budget de fonctionnement de l'équipe courrier : recensement des besoins, achat public.
- Officier d'État civil, particulièrement assurer les missions transversales, assurer l'organisation des célébrations (ATAL, lien avec les agents de cérémonies.)
- Établissement et communication des indicateurs d'activité du service
- Coordonnateur communal de recensement de la population: préparation matérielle de la mission, suivi des agents recenseurs et interlocuteur de l'INSEE
- Assurer la procédure de désignation des jurés d'assise et suivi du dossier
- Assurer le suivi des recensements militaires
- Légaliser des signatures et déplacements chez les usagers à mobilité réduite
- Interlocuteur direct avec l'Agence Nationale des Titres Sécurisées. Suivi de l'habilitation des agents Instructeur Titres sécurisés
- Force de proposition. Rendre compte de tout dysfonctionnement ou anomalie constatée.
Moyens mis à disposition : progiciels de gestion de l'état civil, des élections, outils bureautiques
Profils recherchés
Savoirs
Le management
Textes régissant les domaines de compétence
Informatique (outils usuels et logiciels spécifiques)
Savoir - faire
Animer et piloter une équipe
Conduite de réunions
Conduite de projets
Rédiger des courriers, comptes rendus, actes et dossiers relatifs au domaine de compétence du service
Gérer les conflits (internes)
Savoir - être
Aptitudes relationnelles
Aptitudes rédactionnelles
Rigueur et organisation
Disponibilité
Discrétion et devoir de confidentialité
Écoute et maîtrise de soi
Diplomatie
Sens du service public et de l'accueil
