Gestionnaire administratif / Gestionnaire administrative
Présentation du poste
Dans le cadre de ses activités d'accompagnement des publics, une structure spécialisée dans l'insertion professionnelle recherche un(e) Assistant(e) de régulation ASP.
Sous la responsabilité des responsables de secteur et en lien étroit avec les équipes d'accompagnement, vous assurez la gestion administrative de dispositifs d'accompagnement, le suivi des dossiers ainsi que la régulation des flux financiers destinés aux bénéficiaires.
Vous intervenez notamment sur le suivi administratif des dispositifs PACEA et CEJ, le contrôle de la conformité des dossiers, la relation avec les organismes partenaires et la réalisation de tableaux de suivi et de contrôle.
Le poste implique également un rôle d'appui technique auprès des conseillers, ainsi que l'organisation et l'animation de réunions liées aux procédures administratives.
Missions principales
Assurer le suivi administratif des dispositifs
Constituer, actualiser et assurer le suivi des dossiers des bénéficiaires.
Réceptionner et contrôler les documents administratifs liés aux dispositifs PACEA et CEJ.
Saisir les formulaires et pièces justificatives dans les outils informatiques dédiés.
Vérifier la complétude et la conformité des dossiers avant leur transmission aux organismes concernés.
Numériser et classer les documents dans les logiciels dédiés.
Préparer les dossiers et procédures liés aux sanctions CEJ.
Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi, de contrôle et de statistiques.
Assurer le suivi administratif des allocations PACEA sous la supervision du responsable hiérarchique.
Préparer les tableaux relatifs aux sanctions et aux abandons.
Organiser les convocations et invitations nécessaires au suivi des dispositifs.
Apporter un soutien administratif aux responsables de secteur et à la direction selon les besoins.
Assurer la gestion des flux financiers et la relation avec les organismes partenaires
Assurer le suivi administratif des situations financières des bénéficiaires.
Contrôler les pièces justificatives avant transmission dématérialisée.
Assurer le lien avec l'organisme chargé du versement et du contrôle des aides.
Effectuer les traitements administratifs réguliers et assurer une veille sur les dossiers en cours.
Répondre aux sollicitations des conseillers et des bénéficiaires concernant les situations administratives et financières.
Identifier et contribuer au déblocage des situations nécessitant une intervention.
Transmettre les informations administratives nécessaires aux organismes partenaires.
Réaliser les contrôles demandés et solliciter les pièces complémentaires auprès des conseillers.
Être référent(e) sur un domaine administratif
Être l'interlocuteur privilégié des organismes partenaires sur les questions administratives relevant de son périmètre.
Faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs.
Contribuer à la mise en place et à l'amélioration des procédures d'échanges.
Utiliser les plateformes administratives dédiées.
Veiller à la qualité et à la fiabilité des informations transmises.
'Rigueur et sens de l'organisation.
Capacité à travailler avec méthode et à respecter les procédures.
Bonnes capacités rédactionnelles.
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
Capacité à gérer et contrôler des données administratives.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Bon relationnel et aptitude au travail en équipe.
Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.
